マネージャー育成コンサルタントの江田泰高です。
前回の記事『より多くの仕事を効率的に処理する方法１：タスクの見える化』の続きです。
まだお読みでない方は、前回の記事に目を通してからこちらを読み進めるようにしてくださいね。
さて、タスクリストの作成ができるようになったら、次にタスクの優先順位を決めていきます。
重要度と緊急度に合わせ、4つのカテゴリーに分けていきましょう。
優先度１位：緊急度も重要度も高い
最初に取り掛かるべきは、緊急度が高く、なおかつ重要度が高いタスク「タスク1」です。
突発的なシステムトラブルやスタッフの病欠などにより直接お客様に迷惑が掛かるものは、ここに入ります。
このタスク1は何よりも優先し、対応する必要があります。
優先度2位：緊急度は高いが、重要度は低い
続いて対応しなくてはならないのは、緊急度が高く、かつ重要度が低い「タスク2」です。
タスク2は、お客様に影響を与えることはないが緊急に対応する必要のある案件になります。
たとえば、社長から急遽依頼された資料作成やお客様からの問い合わせなどです。
タスク2はタスク1よりも優先順位が低いですが、タスク1で既にキャパオーバーになりかけているのであれば、タスク2に関してはなるべく早い段階で同僚にお願いする、納期調整を依頼するなどの対策をとる必要があります。
優先度3位：緊急度は低いが、重要度は高い
ここからは、緊急度が低いカテゴリーのタスクになります。
「タスク3」は、数か月先に納期が設定されている提出物や納期が設定されていないプロジェクトなど、緊急度が低くかつ重要度の高いタスクです。
緊急度の高い案件はすぐに取り掛かれるのに対して、緊急度の低い案件は時間の余裕があるためか、後回しになり存在を忘れがちです。
だからこそ、事前に納期をしっかりと設定し、計画的に段取りを組む必要があります。
優先度4位：緊急度も重要度も低い
最後は、緊急度も重要度も低い「タスク4」です。
タスク4は時間のゆとりがあれば対応しましょう。
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タスクを見える化し、優先順位をつけることで、仕事の効率はかなり違ってくるのではないでしょうか。
